Le créneau s'affiche sous le titre "Privé", sans commentaire. Ils ne peuvent être ni ouverts, ni déplacés, ni supprimés par quelqu'un d'autre.
Un rendez-vous privé ne contient ni patient, ni prestation, ni téléconsultation. Il bloque vos disponibilités en ligne comme n'importe quel rendez-vous.
Créer un rendez-vous privé
1. Dans l'Agenda, cliquez sur le créneau souhaité.
2. Saisissez un titre (par exemple "Rendez-vous chez le dentiste") et, si besoin, un commentaire.
3. Cliquez sur les trois points à droite de la date pour afficher les options du rendez-vous.
4. Cochez Privé.
5. Cliquez sur Enregistrer.
La case Privé n'apparaît que dans les cas suivants :
● Le rendez-vous est en cours de création : un rendez-vous déjà enregistré ne peut pas devenir privé, il faut en créer un nouveau ;
● Aucun patient et aucune prestation ne sont choisis : si vous en ajoutez un, la case disparaît et le rendez-vous redevient un rendez-vous normal. Sur un rendez-vous privé déjà enregistré, agenda.ch vous demande d'abord de confirmer ;
● Vous avez le droit de modifier l'agenda concerné ;
● La case Téléconsultation n'est pas cochée : les deux options s'excluent, cocher l'une masque l'autre ;
● Votre compte a au moins deux utilisateurs
Ce que vous voyez
Vous voyez votre rendez-vous privé comme d'habitude, avec son titre et son commentaire. Vous pouvez l'ouvrir, le modifier, le déplacer ou le supprimer comme n'importe quel rendez-vous.
Ce que voient vos collègues et l'administrateur
Pour tous les autres utilisateurs du compte, l'administrateur compris :
● Le rendez-vous s'affiche sous le titre "Privé", sans commentaire, avec un cadenas.
● En cliquant dessus, seuls la date, l'horaire, l'agenda et le lieu s'affichent ;
● Il ne peut être ni ouvert, ni déplacé, ni annulé, ni supprimé ;
● Il n'apparaît pas dans la recherche, et il figure sous "Privé" dans le Planning et dans les exports ;
● Son titre et son commentaire n'apparaissent ni dans l'historique du rendez-vous, ni dans l'Historique du compte ;
● Les fonctions liées aux patients (liste des participants, téléconsultation, e-mail, SMS, formulaires patients) ne s'appliquent pas à ce créneau.
Attention : dans les flux iCal, l'impression du planning et les e-mails de notification, le rendez-vous apparaît sous "Privé" pour tout le monde, vous compris. Son vrai titre ne se lit que dans l'agenda.
Rendre public un rendez-vous privé
1. Ouvrez votre rendez-vous privé.
2. Cliquez sur les trois points à droite de la date, puis décochez Privé.
3. Cliquez sur Enregistrer.
Le rendez-vous redevient visible et modifiable par tous ceux qui ont accès à l'agenda. Il ne pourra plus être rendu privé : pour cela, il faudra créer un nouveau rendez-vous.
Avec la synchronisation Google Agenda
Si l'agenda est synchronisé avec Google Agenda, le rendez-vous privé y apparaît avec ses horaires et le titre "Privé", sans description. Son vrai titre et son commentaire restent dans agenda.ch : une modification faite dans Google Agenda ne les remplace pas, seuls les changements d'horaire sont repris.
Questions fréquentes
L'administrateur peut-il voir le contenu d'un rendez-vous privé ?
Non. Seule la personne qui l'a créé en voit le titre et le commentaire.
Un rendez-vous privé bloque-t-il la réservation en ligne ?
Oui, comme tout rendez-vous : vos patients ne peuvent pas réserver sur ce créneau. Si vous souhaitez le laisser réservable, cochez aussi Transparent.
Puis-je ajouter un patient à un rendez-vous privé ?
Non. Un rendez-vous avec un patient ou une prestation ne peut pas être privé. Si vous ajoutez un patient ou une prestation à votre rendez-vous privé, agenda.ch vous demande de confirmer : une fois enregistré, le rendez-vous n'est plus privé et son titre et son commentaire deviennent visibles par tous.
Un rendez-vous privé peut-il être une téléconsultation ?
Non. Les cases Privé et Téléconsultation s'excluent : cocher l'une masque l'autre.
Un collègue a quitté le cabinet : que deviennent ses rendez-vous privés ?
Ils restent affichés "Privé" pour tout le monde et leur contenu n'est jamais révélé. Ils peuvent alors être déplacés ou supprimés par les utilisateurs qui ont le droit de modifier l'agenda. C'est aussi le cas si leur auteur n'a plus le droit de modifier cet agenda. Pour un rendez-vous récurrent, un déplacement s'applique alors à toutes.