Cet article concerne les cabinets dont les factures médicales partent via un connecteur MediData.
En bref
Vous indiquez vous-même, dans le connecteur, les options activées sur votre compte MediData.
Les factures partent au format XML 5.0 du Forum Datenaustausch.
En tiers payant, le patient peut recevoir une copie électronique de sa facture.
Les factures TG peuvent être remises au patient par MediData.
Chaque transmission a son historique complet: envois, réponses, renvois, annulations.
Un assistant vous guide pour corriger une facture refusée.
Vous pouvez annuler une facture auprès de l'assurance (storno), même une facture déjà payée.
Vous envoyez vos demandes de garantie (Kostengutsprache) depuis le traitement.
1. Transmission des copies de vos factures à vos patients
Deux options vous sont proposées : une option gratuite depuis agenda.ch et une option payante via MeDidata et payable à MeDidata.
A) Option gratuite depuis agenda.ch
L'onglet Copies patient vous permet d'envoyer en une fois, par e-mail, les copies des factures en tiers payant déjà transmises à l'assurance. Vous verrez quels patients recevront leur copie et quels patients n'ont pas donné leur accord.
Ouvrir Facturation -> Copies patient.
Réglez Factures depuis le (si besoin). La liste commence au 1er du mois précédent. Choisissez une date plus ancienne pour rattraper d'anciennes factures.
Vérifiez les lignes cochées. Seuls les patients qui ont choisi l'email sont cochés d'office.
Cliquez sur Envoyer, relisez le récapitulatif puis confirmez.
Le récapitulatif indique le nombre d'e-mails et le nombre d'envois forcés sans consentement. S'il y en a, le système vous rappelle qu'en confirmant, vous attestez que les patients concernés ont donné leur accord à un envoi par e-mail.
L'envoi commence après 30 secondes. Vous pouvez fermer la fenêtre et continuer à travailler ou cliquer sur Annuler l'envoi pendant ce délai.
Le patient reçoit un e-mail avec sa facture en PDF marquée Copie pour le patient. Le message lui précise de ne pas la payer.
La colonne Consentement
Le consentement se trouve sur la fiche du patient sous la rubrique Le patient souhaite recevoir la copie de sa facture (e-mail ou impression). Pour un enfant, c'est la fiche du parent qui compte.
N'envoyez un e-mail sans consentement enregistré uniquement si le patient vous a donné son accord.
Pour ne plus avoir à forcer, cochez Enregistrer le consentement sur la fiche patient dans le récapitulatif.
Le bouton Imprimer prépare toutes les copies de tous les patients. Vous verrez le nombre de copies prêtes à être imprimées. Cliquez sur imprimer et toutes les copies seront imprimées.
La remise au patient ou l'envoi par la poste reste à votre charge.
Écarter une copie : lorsqu'une copie ne doit pas partir, par exemple si vous l'avez déjà remise en main propre au patient. Cela ne concernera que cette facture. Les autres factures du patient restent dans la liste et l'envoi à l'assurance ne change pas.
Une copie : cliquez sur l'icône au bout de la ligne.
Plusieurs copies : Cliquez sur Écarter les non-consentis, puis confirmer. Le bouton concerne les lignes non consenties qui ne sont pas cochées, pas les lignes sans e-mail.
Pour revenir en arrière, chisissez Écartées dans le filtre Affichage et cliquez sur l'icône de restauration de la ligne.
L'écart et la restauration sont notés dans Facturation -> Historique à la ligne Copie patient écartée de la facture.
Une facture décochée n'est pas écartée, elle reste dans la liste jusqu'à l'envoi de sa copie.
Suivre une copie
L'historique d'une facture en tiers payant sépare la transmission à l'assurance et la copie patient.
Si l'envoi d'une copie échoue, la facture revient dans l'onglet avec le badge Échec de l'envoi. Passez la souris dessus pour voir la raison, corrigez si besoin, puis renvoyez la copie. L'échec apparaît aussi dans À transmettre > Erreurs de transmission jusqu'à ce qu'une autre copie réussisse ou que vous l'écartiez.
Questions fréquentes
Mon patient peut-il recevoir deux copies ? Non, sauf si vous renvoyez vous-même la facture. Dès qu'une copie a réussi, par n'importe quel canal, la facture sort de la liste.
J'utilise déjà la copie de Medidata ou Curabill. Dois-je me servir de cet onglet? Les factures dont la copie est partie par votre intermédiaire n'apparaissent pas. Vous n'y verrez que celles dont la copie a échoué.
Pourquoi une facture n'apparaît-elle pas ? Elle n'a pas encore été transmise, elle a été rejetée par l'assurance, une demande d'annulation (storno) est en cours, ou elle est supprimée ou annulée. Une facture rejetée revient dans la liste une fois retransmise.
Une facture corrigée puis renvoyée à l'assurance repart-elle au patient ? Non. Si le patient a déjà reçu sa copie, renvoyez-la vous-même depuis la facture avec Transmettre.
J'envoie une facture à une autre adresse, par exemple à l'assurance. Compte-t-elle comme copie ? Non. Seul un envoi à l'adresse enregistrée sur la fiche compte comme copie : la facture reste dans la liste.
La colonne Copie de la liste des factures dit-elle la même chose ? Oui. Pour une facture en tiers payant, elle lit la préférence du parent ou du débiteur, comme cet onglet.
Qui voit cet onglet ? Les utilisateurs autorisés à transmettre les factures aux assurances, sur les comptes qui ont un connecteur médical actif. Un utilisateur limité à certains agendas ne voit que les factures de ces agendas.
B) Envoi des copies des factures aux patients via Medidata
Régler vos options MediData
Les options se règlent dans le connecteur : Facturation > Configuration > Auteurs de facture, onglet Transmission (assurances), puis le crayon de la ligne du connecteur.
La section Options MediData indique à agenda.ch ce qui est activé sur votre compte MediData. Nos envois suivent ces réglages: ne cochez une option que si elle est active chez MediData, sinon MediData refuse les envois concernés. Sous chaque option, un encadré explique ce qu'il faut activer dans votre portail client MediData, avec un lien vers le guide MediData.
Envoi automatique de la facture par email: le consentement demandé au patient avant l'envoi électronique de sa copie.
Envoi de la copie électronique au patient: en tiers payant, le patient reçoit une copie de sa facture. Il faut son email, son numéro de mobile et son adresse complète. Le coût dépend de votre abonnement MediData.
Factures TG envoyées au patient via MediData: MediData remet vos factures TG au patient (voir la section 3).
Demandes de garantie: produit MediData « Garantie de prise en charge », souscrit séparément et facturé par MediData à chaque demande (voir la section 8).
Bon à savoir. Les options à cocher sont désactivées par défaut: aucune copie ni facture TG ne part via MediData sans votre accord. Un nouveau connecteur MediData affiche un bandeau « attend vos options MediData » tant que vous n'avez pas enregistré ses options.
Transmettre une facture
La fenêtre Transmettre la facture contrôle la facture avant l'envoi. Si un élément empêche l'envoi électronique, la raison s'affiche et le bouton Transmettre via MediData reste désactivé: corrigez ce qui est indiqué, puis rouvrez la fenêtre.
Si la copie électronique est activée et qu'il manque une coordonnée du patient, la fenêtre vous le signale et vous pouvez la saisir sur place: elle est enregistrée sur la fiche patient. Sans elle, la facture part quand même à l'assurance, mais sans copie au patient.
Quelques secondes après l'envoi, agenda.ch relève le statut auprès de MediData: une erreur de réception apparaît sans attendre.
Format XML 5.0. Vos factures partent au format 5.0. Une facture dont le patient n'a pas de numéro AVS valide, ou dont le prescripteur n'a pas de GLN, part au format 4.5. Les annulations et les rappels gardent le format de la facture d'origine. Le format utilisé est indiqué dans les détails de la transmission (Format XML).
Transmettre une facture TG
Avec l'option Factures TG envoyées au patient via MediData, la fenêtre Transmettre une facture TG propose un troisième choix : Envoyer au patient via MediData.
MediData remet la facture au patient par voie électronique s'il a un email et un mobile valides. Sinon, MediData l'imprime et l'envoie par courrier si l'option Impression et envoi est activée sur votre compte; à défaut, l'envoi est rejeté.
Le choix apparaît quand l'auteur de la facture est rattaché à un connecteur MediData dont l'option est cochée.
Une fois la facture remise, le suivi affiche Parvenue au patient.
Dans le connecteur, la rubrique Factures TG permet d'envoyer automatiquement en fin de journée les factures TG sans aucun paiement, et d'envoyer automatiquement les rappels aux patients.
Suivre vos transmissions
La page Facturation > Assurances liste vos transmissions avec leur statut. Le filtre Statut Action nécessaire (erreur / rejeté / échec) ne montre que les factures qui demandent une action de votre part; leur nombre s'affiche en rouge à côté du menu Assurances.
L'icône (i) ouvre les détails de la transmission: statut, format XML, explication et erreurs de l'assurance, et l'historique complet de la facture, envois, renvois, annulations et remboursements compris. Vous pouvez y ajouter un commentaire interne. Chaque renvoi crée une nouvelle version; les versions précédentes restent dans l'historique.
2. Corriger une facture refusée ou en échec
Dans Assurances, cliquez sur l'icône Renvoyer ou corriger la facture (clé) de la ligne.
Lisez l'explication et les erreurs de l'assurance, en haut de la fenêtre.
Choisissez Retransmettre la facture en l'état si le problème venait de la configuration du compte ou de l'assurance, ou Corriger les problèmes sur la facture.
L'assistant de correction regroupe les corrections les plus courantes: Assurance, Prescripteur, Documents, Traitement, Dates des prestations, et Modifier la facture pour le reste. Ouvrez la rubrique concernée, corrigez, puis cliquez sur Corriger et retransmettre.
Annuler une facture auprès de l'assurance (Storno)
Une facture parvenue à l'assurance ne peut pas être renvoyée telle quelle: l'assurance doit d'abord l'annuler. Agenda.ch lui envoie une demande d'annulation (storno), puis vous corrigez et renvoyez la facture. Rien ne part automatiquement: c'est toujours vous qui déclenchez l'annulation.
Cliquez sur Renvoyer ou corriger la facture, puis sur Annuler la facture auprès de l'assurance (storno).
Confirmez. Le suivi passe à Annulation demandée à l'assurance, puis Annulation parvenue à l'assurance.
Corrigez et renvoyez la facture, sans attendre la réponse de l'assurance.
Depuis la fenêtre Transmettre, Retransmettre une facture parvenue envoie la demande d'annulation puis la facture corrigée, en une seule fois.
Supprimer une facture déjà transmise
Si vous supprimez une facture parvenue à l'assurance, agenda.ch envoie d'abord la demande d'annulation, puis supprime la facture. Pour refacturer ces prestations, créez une nouvelle facture.
Si l'assurance refuse l'annulation
La transmission passe à Annulation refusée par l'assurance et remonte dans Action nécessaire. Lisez l'explication de l'assurance, puis choisissez la suite: renvoyer la facture, redemander une annulation après accord avec l'assurance, ou laisser la facture telle quelle.
Factures TG. Une facture TG ne s'annule jamais auprès de l'assurance: corrigez-la et renvoyez-la. Elle se supprime sans demande d'annulation.
Annuler une facture déjà payée par l'assurance
Une facture TP payée par l'assurance ne peut être ni supprimée ni renvoyée. Pour la corriger, annulez-la: l'assurance reçoit une demande d'annulation, la facture passe Annulée et À rembourser, et ses rendez-vous peuvent être facturés sur une nouvelle facture.
Dans Toutes les factures, cliquez sur l'icône Annuler (elle remplace la corbeille sur une facture payée), ou, dans Assurances, sur Renvoyer ou corriger la facture > Annuler la facture.
Lisez l'avertissement et confirmez.
Remboursez l'assurance, puis enregistrez ce remboursement avec Marquer comme remboursée, depuis la ligne dans Assurances, les détails de la transmission ou la fiche de la facture. Le montant proposé est le montant payé; la date, celle du jour.
Facturez les rendez-vous libérés sur une nouvelle facture, depuis À facturer.
Une facture annulée en attente de remboursement
Le remboursement est enregistré comme un paiement négatif sur la facture; l'état À rembourser est alors levé.
Si un nouveau paiement arrive sur une facture annulée, elle repasse À rembourser.
Une facture annulée ne peut plus être modifiée ni marquée comme perdue.
Si la demande d'annulation ne peut pas partir (connecteur désactivé, par exemple), Annuler sans storno annule la facture dans agenda.ch; l'assurance, elle, garde la facture.
8. Demandes de garantie (Kostengutsprache)
Avec l'option Demandes de garantie du connecteur, vous demandez une prise en charge à l'assurance directement depuis le traitement.
Dans Traitements, cliquez sur l'icône Demandes de garantie de la ligne du traitement, puis sur Nouvelle demande.
Choisissez l'auteur, le fournisseur et l'assurance. Seules les assurances qui acceptent les demandes électroniques via l'intermédiaire de l'auteur sont proposées.
Choisissez le type de demande, décrivez les mesures demandées (par exemple le nombre de séances supplémentaires et leur justification), puis Enregistrer le brouillon.
Envoyez la demande et confirmez: chaque envoi est facturé par MediData.
La réponse de l'assurance s'affiche dans le détail de la demande, avec son historique. Toutes vos demandes se retrouvent dans Facturation > Demandes de garantie.
Une fois la demande acceptée, sa référence est reprise automotiquement dans les factures suivantes du traitement envoyées à la même assurance.
Questions fréquentes
Le choix « Envoyer au patient via MediData » n'apparaît pas. Pourquoi?
L'auteur de la facture doit être rattaché à un connecteur MediData dont l'option Factures TG envoyées au patient via MediData est cochée.
Pourquoi ma facture est-elle partie au format 4.5?
Le patient n'avait pas de numéro AVS valide, ou le prescripteur n'avait pas de GLN. Complétez-les: les prochaines factures partiront en 5.0.
La copie au patient part-elle aussi avec les rappels?
Non: la copie accompagne la facture, pas ses rappels.
Dois-je attendre la réponse de l'assurance avant de renvoyer une facture annulée?
Non. Dès que la demande d'annulation est envoyée, vous pouvez corriger et renvoyer la facture.
Réglage dans votre compte chez Medidata
Cliquez sur Réglages de l'organisation.
-> Aperçu produits
-> Décompte de prestations
-> Paramètres pour l'envoi aux patients
Cliquez sur Option produit -> Portail patient et cochez Portail Premium
