Cet article explique comment facturer avec agenda.ch / phyzio.ch pour le nouveau tarif LAA qui inclut une composante temporelle. Pour des explications détaillées sur le tarif, veuillez vous référer à la convention de PhysioSwiss et aux annexes en bas de page.
Généralités
Les traitements à cheval entre l'ancienne et la nouvelle tarification se subdiviseront automatiquement en deux factures distinctes.
Vous devez effectuer un second traitement pour un patient ?
Le premier traitement de 9 séances n'est soumis à aucune demande d'autorisation auprès des assurances.
Si vous prévoyez un second traitement, il faudra rapidement obtenir la seconde ordonnance du médecin afin de pouvoir effectuer la demande d'autorisation auprès de son assurance.
Agenda.ch est en train de développer une automatisation de cette demande d'autorisation via Médidata. En attendant, vous devez la faire manuellement, par email.
L'assurance a 10 jours pour vous répondre. Sans réponse au delà des 10 jours, vous pouvez considérer que la demande est acceptée.
Créez un traitement
Créez votre 1er rdv dans l'agenda avec le nom du patient puis cliquez sur "+ "pour démarrer un nouveau traitement :
Choisissez le type de traitement :
Complétez les champs
Joignez l'ordonnance
Indiquez la date de l'ordonnance
Sélectionnez le prescripteur
Ajoutez la date du sinistre
(Vous n'avez plus besoin d'activer les suppléments:
"Premier traitement", et "enfant handicapé")
Enregistrez.
Toutes les spécificités seront à sélectionner dans la partie "Données de facturation rendez-vous":
Nouvelles prestations dotées d'une position propre
Examen du poste de travail ou du logement (25.130)
Robotique (25.210)
Traitement à distance (par appel vidéo, max. 45 min) (25.310) = Téléconsultation
Prestations en l'absence du patient (25.7) Evaluation, communication et autres prestations.
Ces prestations sont listées et séléctionnables dans le menu déroulant "Données de facturation de rendez-vous"
Dans le menu déroulant, sélectionnez la prestation à facturer pour le rdv :
Ensuite, si nécessaire, sélectionnez un "extra", par exemple "second thérapeute" pour "15 minutes" (25.610). Vous pourrez dès lors indiquer le temps de présence de ce second thérapeute et l'agenda concerné avant d'enregistrer.
Séance individuelle 25.110 :
Traitement du patient (séance individuelle), par période de 5 minutes
Règles:
Max. 75 minutes par jour. Peut être réparti sur la journée. Le traitement est mentionné sur la facture avec la durée totale par jour. En cas de durée de traitement plus longue, une garantie préalable est requise pour la prise en charge des frais.
(Source: ZMT SCTM Service Central des Tarifs Médicaux LAA)
Supplément pour un second physiothérapeute (séance individuelle, par période de 5 minutes 25.610
Supplément en raison d'un traitement dispensé simultanément par deux physiothérapeutes diplômés. Règles: Facturable seulement pour la durée effective du traitement administré au patient par le second physiothérapeute. Exige impérativement la saisie des positions 25.110, 25.120, 25.210 ou 25.220.
(Source: ZMT SCTM Service Central des Tarifs Médicaux LAA)
Plusieurs rdvs dans une même journée
Si vous voulez ajouter un rdv le même jour et que la durée de la deuxième séance dure plus de 30 minutes, vous pouvez l'indiquer dans "Modification de la durée". Si le total des rdvs dans une même journée dépasse les 75 minutes, le dépassement vous sera signalé dans le traitement sur la fiche patient :
Deux rdvs inscrits dans la même journée comptent pour une seule séance.
Exemple: 2x : #2 3/9
Nomenclature :
#1 3/9 =
Numéro du rdv (1)
Nombre de séances déjà fixées dans le calendrier (3)/sur le nombre de séances total prévu (9)
Si cette information devait ne pas apparaître dans vos rdvs, allez dans les paramètres d'affichage et activez l'option :
Modification des rendez-vous depuis le traitement dans la fiche du patient
Votre traitement est visible dans la fiche du patient.
a) Nombre de séances effectuées sur nombre de séances totales du traitement
b) Ordonnance no 1 - 9 séances inscrites dans l'agenda sur 9 séances prévues - Date de l'ordonnance - Nom du prescripteur
c) # N-ème séance, Date et heure de la séance, Thérapeute, code(s) tarifaire(s) + Détails de facturations
e) Cliquez sur le "+" pour accéder aux modifications d'un rdv
Vous pouvez également créer votre traitement de 9 séances en une seule fois grâce à la fonction "multibooking", puis modifier les données des rdvs au fur et à mesure en cliquant sur le "+" (d)
1) Examen du poste de travail ou du domicile 25.130
Inclut: les examens du logement ou du poste de travail y compris les investigation au sujet de places de formation ou en école
Règles:
Max 180 min. par ordonnance, peut être réparti sur plusieurs jours.
Doit être mentionné sur l'ordonnance.
AI : dans tous les cas, une concertation avec l'office AI compétent est requise)
(Source: ZMT SCTM Service Central des Tarifs Médicaux LAA)
Sélectionnez cette prestation dans le menu déroulant des données de facturation :
Ajoutez les frais de déplacement et modifiez la durée de la prestation si nécessaire :
Enregistrez.
Enregistrez encore et retrouvez vos informations dans la fiche patient :
2) Robotique 25.210 et 25.220
Membres supérieurs, par période de 5 minutes
Inclut le traitement physiothérapeutique y compris les frais d'infrastructure supplémentaires pour la robotique et entre autres: - l'anamnèse sur la base de tests, d'évaluations et de mesures - la discussion des résultats et des objectifs thérapeutiques avec le patient, en présence ou non d'une personne de référence - la rédaction de comptes-rendus de l'évolution - le temps d'attente entre deux patients (par exemple accueil, fin de la visite, accompagnement du patient) Règles: Max. 60 minutes par jour. Doit être mentionné sur l'ordonnance.. 60 minutes par jour. Doit être mentionné sur l'ordonnance
Membres inférieurs, par période de 5 minutes
Inclut le traitement physiothérapeutique y compris les frais d'infrastructure supplémentaires pour la robotique et entre autres: - l'anamnèse sur la base de tests, d'évaluations et de mesures - la discussion des résultats et des objectifs thérapeutiques avec le patient, en présence ou non d'une personne de référence - la rédaction de comptes-rendus de l'évolution - le temps d'attente entre deux patients (par exemple accueil, fin de la visite, accompagnement du patient) Règles: Max. 90 minutes par jour. Doit être mentionné sur l'ordonnance.
(Source: ZMT SCTM Service Central des Tarifs Médicaux LAA)
Dans les données de facturation, vous pourrez choisir s'il s'agit des membres supérieurs ou inférieurs :
3) Traitement à distance 25.310
Inclut le traitement physiothérapeutique à distance, dont: - l'anamnèse - la discussion des résultats et des objectifs thérapeutiques avec le patient, en présence ou non d'une personne de référence - les examens du logement ou du poste de travail y compris les investigations au sujet de places de formation ou en école - la rédaction de comptes-rendus de l'évolution - l'intégration dans le plan thérapeutique des objectifs fixés avec le patient - la préparation du traitement du patient conformément au plan thérapeutique/aux objectifs thérapeutiques Règles: Max. 45 minutes par jour.
(Source: ZMT SCTM Service Central des Tarifs Médicaux LAA)
La prestation se sélectionne toujours dans les données du rdv :
4) Séance en groupe 25.410
Inclut le traitement physiothérapeutique y compris entre autres: - la rédaction de comptes-rendus de l'évolution - la préparation de la thérapie de groupe - le temps d'attente entre les patients (par exemple accueil, fin de la visite, accompagnement des patients) Règles: Max. 75 minutes par traitement. En cas de durée de traitement plus longue, une garantie préalable est requise pour la prise charge des frais. Facturable proportionnellement au nombre de participants (principe du diviseur commun).
(Source: ZMT SCTM Service Central des Tarifs Médicaux LAA)
4a Créez votre cours, liez-le à la facturation physio, programmez-le dans l'agenda et ajoutez les patients
Avant toute chose
Créez votre cours ("Paramètres" > "Prestations et cours")
Configurez-le pour la facturation Physiothérapie ("Facturation" > "Configuration" > "Professions et Services" puis liez le cours à Physiothérapie).
Programmez votre cours dans l'agenda :
Ajoutez votre patient
Sélectionnez "Thérapie de groupe" dans "données de facturation rendez-vous" :
NB: Le prix total de la séance de groupe sera divisé par le nombre de patients inscrits
Dans notre exemple, il y a 2 patients inscrits à 2 cours de 30 minutes.
30 / 5 minutes = 6. Comme il y a deux patients, on comptera 3 x 10.38 par cours et par patient. Voici le détail dans la facture de l'un des deux patients
4b Supplément pour un second physiothérapeute (séance en groupe) 25.620
Vous trouverez des extras dès que "thérapie de groupe" est sélectionné au niveau de la prestation facturée. Nous prendrons comme exemple l'extra "25.620 second thérapeute"
Supplément en raison d'un traitement dispensé simultanément par deux physiothérapeutes diplômés.
Règles: Facturable seulement pour la durée effective du traitement administré aux patients par le second physiothérapeute. Exige impérativement la saisie de la position 25.410. Facturable proportionnellement au nombre de participants (principe du diviseur commun).
(Source: ZMT SCTM Service Central des Tarifs Médicaux LAA)
5) Thérapie médicale d'entraînement MTT 25.5
5a Généralités
La MTT est un concept de traitement médico-physiothérapeutique actif qui a pour but d'améliorer l'endurance, la force, la coordination et d'apporter un soutien optimal au processus de cicatrisation. Le physiothérapeute établit pour chaque patient un programme d'entraînement individuel afin de parvenir à une amélioration échelonnée et contrôlée. Le programme est suivi de manière autonome par le patient et adapté par le physiothérapeute en fonction du déroulement spécifique. L'entraînement s'effectue au minimum en partie sur des appareils. Durant les périodes d'entrainement, au moins un physiothérapeute doit être présent dans la salle de MTT et fournir une assistance conformément au chiffre 25.520. Le physiothérapeute assurant la surveillance physiothérapeutique (position 25.520) n'est pas autorisé à effectuer en parallèle une introduction / une réévaluation de la MTT (position 25.510). Règles: Facturable uniquement si les dispositions d'exécution conformément à l'art. 8 sont remplies. Doit être mentionnée sur l'ordonnance. Max. 36 unités d'entraînement MTT (25.510 et 25.520) autorisées par ordonnance
(Source: ZMT SCTM Service Central des Tarifs Médicaux LAA)
5b Introduction /réévalutation de la MTT (séance individuelle) par période de 5 min. 25.510
Introduction et réévaluation pour une nouvelle thérapie médicale d'entraînement dans la salle de MTT. Programme: - L'introduction à l'entraînement: instruction - La réévaluation de l'entraînement: ajustement / modification / nouvelle définition de l'entraînement - L'utilisation de l'infrastructure Règles: Max. 45 minutes par jour. Max. 6 séances d'introduction / réévaluation par ordonnance. N'est pas cumulable avec la position 25.520. Si nécessaire, il est possible de demander plus de 6 séances d'introduction / réévulation à l'aide d'une garantie préalable de la prise en charge des frais.
(Source: ZMT SCTM Service Central des Tarifs Médicaux LAA)
5c Entrainement MTT en autonomie 25.520
Entraînement en autonomie sous surveillance physiothérapeutique dans la salle de MTT. Programme: - Assistance en cas de questions sur le programme d'entraînement ou l'utilisation des appareils - Assistance et rectifications lors de l'exécution - L'utilisation de l'infrastructure Règles: Max. 1 unité par jour N'est pas cumulable avec la position 25.510 Forfait par entraînement
(Source: ZMT SCTM Service Central des Tarifs Médicaux LAA)
Dans notre exemple nous créons un nouveau traitement. (Ne pas oublier d'adresser une demande d'autorisation de traitement à l'assurance pour démarrer un nouveau traitement destiné à un même patient.)
Comme d'habitude, nous sélectionnerons le type de MTT au niveau des données de facturation.
Nous démarrons un nouveau traitement, il faut donc cliquer sur le "+" dans le 1er rdv du nouveau traitement et compléter les champs selon la même procédure que celle indiquée dans "Généralités"
Une fois votre traitement démarré, cliquez sur "Données de facturation rendez-vous" et sélectionnez :
Vous trouverez le nouveau traitement dans la fiche du patient en cliquant sur le menu déroulant :
6) Supplément pour le dimanche et les jours fériés 25.630
En cas de traitement prescrit sur ordonnance et effectué le dimanche ou les jours fériés légaux.
Règles: Doit être mentionné sur l'ordonnance. Cumulable uniquement avec la position 25.110
(Source: ZMT SCTM Service Central des Tarifs Médicaux LAA)
Si ce n'est pas déjà fait, vous pouvez configurer cette option pour qu'elle soit inclue automatiquement dans votre facturation. Attention, l'option "Automatique" ne s'applique que sur les dimanche. Pour les jours fériés, il faudra le sélectionner manuellement.
Confiturez l'option automatique les dimanches
"Facturation" > "Configuration" > "Profession et Service" > Cliquez dans la roue dentelée à côté de "Physiothérapie"
et sélectionnez "Automatique" dans le Supplément dimanche et jours fériés
Lorsque vous inscrirez le rdv sur un dimanche, le code 25.630 sera automatiquement indiqué dans le traitement :
Pour rajouter le supplément manuellement quand il s'agit d'un jour férié officiel, cliquez sur l'extra "Dimanche / jours fériés" :
L'extra manuellement inscrit sera signalé sous la date du rdv :
7) Supplément pour l'usage d'un bassin de marche ou d'une piscine 25.6
7a Séance individuelle 25.640
Supplément en cas de traitement dispensé à l'aide d'un bassin de marche ou d'une piscine. Programme: - Frais d'entrée ou coûts d'utilisation Règles: Doit être mentionné sur l'ordonnance. Exige impérativement la saisie de la position 25.110. Dans des cas exceptionnels dûment motivés, un traitement peut être administré en dehors du bassin de marche ou de la piscine. Le cas échéant, il est interdit de facturer le supplément 25.640.
(Source: ZMT SCTM Service Central des Tarifs Médicaux LAA)
7b Séance de groupe 25.650
Créez votre séance de groupe comme un cours en vous reportant à la section 4a pour la marche à suivre.
Lorsque vous inscrivez votre patient dans le cours, vous irez cliquer sur les "données de facturation rendez-vous":
et choisirez "Thérapie de groupe" :
Cliquez sur l'extra "Bassin ou piscine" puis enregistrez.
Comme dans toutes les séances de groupe, au moment de facturer, étant donné qu'il y a 2 inscrits, le montant de la séance est divisé par le nombre de participants :
S'il n'y avait qu'un patient (ce qui ne serait plus un thérapie de groupe, mais c'est seulement pour vous montrer le fonctionnement), vous verriez la totalité des 6 X 5 minutes :
8) Evaluation, communication et autres prestations 25.7
8a Généralités
Nous vous invitons à créer des prestations spécifiques pour ce type d'intervention (1) et de ne pas oublier d'aller les lier à la facturation "physio"(2).
Quand vous placerez ce type de rdv dans le calendrier, dans les données de facturation, vous sélectionnerez "évaluation, communication et autres prestations"
Ensuite, vous devez préciser la tâche dans le sélecteur qui suit:
Comme ces rendez-vous se tiennent en l'absence du patient, les notifications et les rappels de rdvs sont automatiquement désactivés. Si le patient doit être présent, il faudra lui spécifier qu'il ne recevra pas de rappel.
Ce type de rdv n'étant pas décompté du nombre de séances dans le traitement, il sera signalé par : ###
Dans le calendrier:
Et dans le traitement:
8b Tâches d'évaluation et de coordination en l'absence du patient 25.710
Programme: - l'organisation d'entretiens / de conseils multi-, intra- et interprofessionnels - l'établissement d'un programme à domicile pour le patient - l'établissement et la nouvelle définition du programme d'entraînement MTT - l'analyse sur la base de tests et d'évaluations - la recherche / la préparation de cas particuliers - la communication spécifique au cas avec le répondant des coûts Règles: Max. 60 minutes toutes les 9 séances de traitement.
(Source: ZMT SCTM Service Central des Tarifs Médicaux LAA)
8c Entretien/conseil en présence ou en l'absence du patient 25.720
Programme: - échange/entretiens multi-, intra- et interprofessionnels - conseil/échange provenant/avec des personnes de l'entourage quotidien du patient (parents, employeur, école, institutions etc.) Règles: Max. 60 minutes toutes les 9 séances de traitement. En cas de charge de travail plus élevée, une garantie préalable est requise pour la prise en charge des frais.
(Source: ZMT SCTM Service Central des Tarifs Médicaux LAA)
8d Rapport 1 - formalisé 25.730
Ne peuvent être facturés que les rapports expressément exigés par le répondant des coûts: Volume du rapport: - une page A4 Contenu du rapport: - contient les réponses aux questions ciblées de l'assureur (questionnaire de l'assureur).
(Source: ZMT SCTM Service Central des Tarifs Médicaux LAA)
8e Rapport 2 - formalisé ou non formalisé 25.740
Ne peuvent être facturés que les rapports expressément exigés par le répondant des coûts: Volume du rapport: - Rapport formalisé: deux pages A4 (questionnaire de l'assureur) - Rapport non formalisé: - de 660 à 2100 caractères. Seules les réponses aux questions posées sont comptabilisées. - ne sont pas comptabilisés: coordonnées du patient, adresse, diagnostics ou parties de diagnostic existants (listes de diagnostics), civilité, formules de politesse, titres pré-imprimés.
(Source: ZMT SCTM Service Central des Tarifs Médicaux LAA)
8f Rapport 3 - formalisé ou non formalisé 25.750
Ne peuvent être facturés que les rapports expressément exigés par le répondant des coûts: Volume du rapport: - Rapport formalisé: trois pages A4 (questionnaire de l'assureur) - Rapport non formalisé: - de 2101 à 3600 caractères. Seules les réponses aux questions posées sont comptabilisées. - Ne sont pas comptabilisés: coordonnées du patient, adresse, diagnostics ou parties de diagnostic existants (listes de diagnostics), civilité, formules de politesse, titres pré-imprimés.
(Source: ZMT SCTM Service Central des Tarifs Médicaux LAA)
8g Fabrication et adaptation d'attelles en l'absence du patient 25.760
Programme: - fabrication et adaptation d'attelles Règles: Doit être mentionnée sur l'ordonnance.
(Source: ZMT SCTM Service Central des Tarifs Médicaux LAA)
9) Matériel de traitement 25.8
9a Généralités
Matériel ne pouvant être facturé: Les produits consommables (à usage unique et non utilisable pour d'autres patients) et le matériel de travail (feuilles de travail, bibliographie, matériel de thérapie et d'exercice utilisé exclusivement au cabinet) font partie des coûts matériels de l'infrastructure du cabinet et ne peuvent pas être facturés en sus au répondant des coûts.
(Source: ZMT SCTM Service Central des Tarifs Médicaux LAA)
Dans "Données de facturation", cliquez sur "Ajouter" dans la section "Matériel"
Dans le moteur de recherche inscrivez votre matériel
Sélectionnez, puis indiquez le prix d'achat
Dans le traitement vous verrez votre matériel avec le prix d'achat
8b Matériel de traitement spécifique au patient 25.810
Par matériel de traitement, on entend le matériel utilisé pour une méthode thérapeutique spécifique et qui ne peut pas être réutilisé par plusieurs patients. Font partie de cette catégorie: - matériel de pansement / de rembourrage - tape - matériel pour la réeducation périnéale - électrodes pour l'électrothréapie - aiguilles pour le traitement à sec - matériel pour la thérapie respiratoire - attelles, plâtres et matériel correspondant Règles: Le matériel de traitement doit être mentionné pour chaque séance. Il convient de mentionner à chaque fois le matériel concerné, les quantités (avec les unités) ainsi que le prix d'achat + 10 %, + TVA. Les attelles, plâtres y compris le matériel correspondant ne peuvent être facturés qu'en présence d'une ordonnance correspondante.
(Source: ZMT SCTM Service Central des Tarifs Médicaux LAA)
8c Supplément pour le traitement des dysfonctionnements du plancher pelvien (séance individuelle) 25.820
Ce supplément peut être facturé une fois par séance en cas de traitement au niveau du perinée et du plancher pelvien interne. Inclut: l'hygiène spécifique et les produits consommables (supports de protection, housses de protection contre les ultrasons, gel stérile)
(Source: ZMT SCTM Service Central des Tarifs Médicaux LAA)
ANNEXES
Vers les vidéos explicatives de PhysioSwiss
Lien vers l'enregistrement pratique du webinaire du 26 juin 2025 cliquez ici et insérez le code secret : *9u9UA2G
Documents du Service Central des Tarifs Médicaux LAA
et Introduction du nouveau tarif AA:AM:AI de PHYSIOSWISS