Calculer les rétrocessions
Vous fixez un taux par agenda, avec si besoin des taux à part pour les séances à domicile, le matériel et le tarif 590, puis le rapport fait le calcul sur la période de votre choix.
Activation du module
Paramètres › Modules, activez Rétrocession.
Le menu Paramètres › Rétrocession et le rapport Statistiques › Rétrocession apparaissent ensuite.
Régler les taux. Le compte principal peut toujours régler les taux.
Pour un autre utilisateur, cochez son droit "Accès aux paramètres de rétrocession" dans Paramètres > utilisateurs.
Voir le rapport. Il faut le droit Accès aux statistiques et à l'historique. Un utilisateur limité à certains agendas n'y voit que les agendas qu'il peut facturer.
Régler les taux d'un agenda
Ouvrez Paramètres › Rétrocession. Vos agendas actifs y sont classés par groupe. Un agenda sans réglage porte la mention Pas de rétrocession.
Cliquez sur Activer la rétrocession à côté de l'agenda.
La fenêtre de personnalisation s'ouvre avec des taux de départ : 80 % de base, 90 % à domicile, 95 % sur le matériel et 90 % sur le T590. Remplacez-les par les vôtres.
Saisissez le Taux de rétrocession de base. Il s'applique à tous les revenus de l'agenda qui ne relèvent d'aucun cas particulier. Les taux vont de 0.1 à 100 %, au dixième près.
Pour chacun des trois cas particuliers (à domicile, matériel, T590), choisissez une option:
"Je souhaite percevoir la rétrocession de base": ce cas suit les règles suivantes, et à défaut le taux de base.
"Je ne souhaite pas percevoir de rétrocession": ce cas est à 0 %.
"Je souhaite percevoir une rétrocession spécifique": saisissez le taux propre à ce cas.
Cliquez sur Enregistrer pour fermer la fenêtre, puis sur Enregistrer en bas de la page.
Pensez au second Enregistrer
Le bouton Enregistrer de la fenêtre ne fait que la fermer. Vos taux sont enregistrés par le bouton Enregistrer en bas de la page. Si vous quittez la page avant, un message vous prévient que vos modifications seront perdues.
Une fois enregistrés, les taux s'affichent sous le nom de l'agenda, par exemple Rétrocession de base: 80%, Rétrocession à domicile: 90% ou Pas de rétrocession sur le matériel.
Modifier, mettre en pause ou supprimer
Modifier: cliquez sur la roue dentée Configurer à côté de l'agenda.
Mettre en pause: le bouton coche Désactiver la rétrocession garde les taux mais retire l'agenda du calcul. L'agenda affiche alors Rétrocession désactivée, et le même bouton le réactive.
Supprimer: dans la fenêtre de l'agenda, Supprimer la rétrocession efface ses taux.
Dans les trois cas, terminez par Enregistrer en bas de la page.
Comment le calcul est fait
Chaque ligne de revenu de l'agenda reçoit un seul type. Le type est choisi en suivant ces règles dans l'ordre: la première qui correspond et qui a son propre taux l'emporte.
Vente de matériel
Les lignes facturées avec les codes
7360,7361,7362,7363ou25.810. Seules ces lignes sont concernées, pas le reste de la séance.À domicile
Une séance qui facture l'indemnité de déplacement, code
7354ou25.770. Toutes les lignes de cette séance comptent alors à domicile.T590
Les lignes facturées au tarif 590 (médecine complémentaire).
Tout le reste
Tout ce qui ne relève pas des cas précédents: séances au cabinet, rendez-vous hors tarif médical, lignes libres et produits d'une facture, bons et abonnements attribués à l'agenda. C'est le taux de base qui s'applique.
Dans le rapport, le matériel s'appelle Vente de matériel et la rétrocession de base Tout le reste.
Un cas réglé sur la rétrocession de base passe la main
Si un cas est réglé sur "Je souhaite percevoir la rétrocession de base", c'est la règle suivante qui s'applique. Par exemple, une ligne de matériel dans une séance à domicile prend le taux matériel s'il est spécifique. Si le matériel est réglé sur la rétrocession de base, elle prend le taux à domicile. Avec "Je ne souhaite pas percevoir de rétrocession", le cas est à 0 % et les règles s'arrêtent là.
Exemple
|
Montants fictifs, en CHF, pour un agenda réglé à 80 % de base, 90 % à domicile, 95 % sur le matériel, et le T590 sur la rétrocession de base.
Revenu | Type | Montant | Taux | Rétrocession |
Séance au cabinet | Tout le reste | 60.00 | 80 % | 48.00 |
Séance à domicile, avec | À domicile | 90.00 | 90 % | 81.00 |
Matériel vendu au cabinet, | Vente de matériel | 20.00 | 95 % | 19.00 |
Séance au tarif 590 | T590 | 100.00 | 80 % | 80.00 |
Total |
| 270.00 | 84.44 % | 228.00 |
Le taux de la ligne Total est un taux moyen: 228.00 de rétrocession sur 270.00 de revenus. La différence, 42.00, est ce qui reste après la rétrocession.
Quels montants sont comptés ?
Période: un rendez-vous compte à sa date. Une vente sans rendez-vous (bon, abonnement, ligne libre) compte à la date de sa facture.
Séance facturée: le montant de la facture, TVA comprise, remises déduites.
Séance pas encore facturée: le montant prévu par sa série. Si la séance n'a pas de série, ou que sa série est incomplète, le rapport compte un montant estimé, rangé dans Tout le reste, ou dans À domicile si les frais de déplacement sont cochés sur la séance. Le montant définitif peut changer une fois la séance facturée.
Bons cadeaux: un bon compte au moment de sa vente, pour l'agenda auquel il est attribué. Quand un client paie une séance avec un bon, la part payée par le bon n'est pas comptée une seconde fois.
Vente sans agenda: une vente rattachée à aucun agenda n'entre dans aucune rétrocession.
Lire le rapport
Ouvrez Statistiques › Rétrocession. Seuls les agendas dont la rétrocession est activée y figurent.
Choisir la période et les filtres
Date rdv du / au: par défaut, le mois précédent. La période peut couvrir jusqu'à 455 jours, soit environ 15 mois. Au-delà, l'autre date s'ajuste toute seule.
Type: un seul type, ou Tout type de rétrocession.
Agendas et lieux: les boutons de choix apparaissent quand vous en avez plusieurs.
Cliquez sur Appliquer pour recalculer. Vos filtres sont gardés sur ce navigateur pour votre prochaine visite.
Les colonnes
Agenda
L'agenda concerné.
Type de rétrocession
À domicile, Vente de matériel, T590 ou Tout le reste.
Total
Les revenus de ce type sur la période.
Taux
Le taux appliqué à ce type.
Rétrocession
Total × Taux.
Différence
Total − Rétrocession, soit ce qui reste après la rétrocession.
Chaque agenda a une ligne par type, même à 0.00, puis une ligne Total avec son taux moyen. Un type réglé sur la rétrocession de base garde sa propre ligne, au taux de base. En bas du tableau, vous trouvez les totaux de chaque type pour tous les agendas, puis le total général.
La roue dentée Configurer rappelle les taux de chaque agenda. Si vous avez le droit de les régler, le lien Configurer... mène aux paramètres.
Les boutons CSV et Excel téléchargent le tableau affiché.
Le rapport applique toujours les taux actuels
Les taux ne sont pas gardés dans le temps: si vous changez un taux, le rapport d'un mois passé est recalculé avec le nouveau taux. Il en va de même si vous désactivez ou supprimez la rétrocession d'un agenda: il disparaît aussi des périodes passées. Avant de changer un taux, exportez en Excel les mois déjà versés pour en garder une trace.
Questions fréquentes
Mes séances à domicile sont comptées dans Tout le reste.
Une séance compte à domicile si elle facture l'indemnité de déplacement, 7354 ou 25.770. Pour une séance pas encore facturée, cochez les frais de déplacement sur la séance ou dans sa série. Si le taux à domicile est réglé sur la rétrocession de base, ces séances restent dans la ligne À domicile, au taux de base.
Un agenda n'apparaît pas dans le rapport.
Sa rétrocession n'est pas activée ou elle est désactivée dans Paramètres › Rétrocession. Il se peut aussi que vous n'ayez pas le droit de facturer sur cet agenda, ou que le filtre des agendas l'exclue.
Le montant d'un mois passé a changé.
Trois raisons possibles: un taux a été modifié depuis, une séance estimée a été facturée entre-temps, ou une facture de la période a été corrigée.
La TVA est-elle comprise?
Oui. Les montants du rapport sont TVA comprise, remises déduites.
À quoi correspond la Différence?
C'est le revenu moins la rétrocession. Si le taux est la part qui revient au collaborateur, la Différence est la part qui reste au cabinet.