Notre première version de la facturation TP avait un nombre de lacunes que cette mise à jour vise à corriger. Elle comprend également beaucoup de travail de fond qui nous permettra de faire évoluer la fonctionnalité plus facilement en fonction de vos besoins.
A part les changements visuels, nous avons fait en sorte que vous puissiez continuer à travailler comme avant si ces améliorations ne vous concernent / intéressent pas. Pour ceux qui souhaitent en bénéficier, particulièrement concernant la physio, ce guide vous expliquera comment faire.
Nous vous recommandons de parcourir la liste complète des changements afin d'éviter toute confusion.
1. Groupement ("Batching") automatique des rendez-vous à facturer
Dans la version 1, une seule facture pouvait être crée à la fois. Cela devait être pris en compte lors de la sélection des rendez-vous à facturer.
La version 2 supporte la création de plusieurs factures d'un coup et les groupe automatiquement par année, ordonnance, auteur et fournisseur:
2. Un seul traitement par pathologie, plus d'association "dures" aux ordonnances
Auparavant, la méthode pour les traitements prolongés était de créer un nouveau traitement pour chaque ordonnance, en répétant une partie des informations du traitement précédent.
Ceci est toujours possible dans la version 2 mais il est maintenant fortement recommandé de ne créer qu'un seul traitement par pathologie. Il est possible d'associer autant d'ordonnances que l'on veut à un même traitement afin d'avoir un historique complet.
Comme tous les rendez-vous et ordonnances sont liés au même traitement, le système les fait correspondre dynamiquement (en utilisant leur ordre chronologique). Par exemple, avec 2 ordonnances de 3 séances et 8 rendez-vous:
En pratique, cela signifie qu'il n'est plus nécessaire de se préoccuper de ces associations lors de la planification de rendez-vous ou l'ajout d'ordonnances. Il est possible de placer des rendez-vous longtemps à l'avance, dans le désordre, etc... qui seront associés à une ordonnance une fois qu'elle sera crée dans le système.
Si les futurs rendez-vous sont déplacés ou annulés, la correspondance s’adapte automatiquement.
Pour aider avec ce mode de fonctionnement, l'affichage dans l'application a été modifié:
Le nombre de séances affiche maintenant 3 valeurs: le nombre de rendez-vous agendé, le nombre de séances prévu (celui que vous configurez dans le traitement) et le nombre couvert par des ordonnances:
Les séances associées à un traitement, mais non couvertes, sont affichées avec un en-tête rouge dans le calendrier:
3. Fusion des anciens traitements
Un outil de fusion des traitements est maintenant disponible pour les patients ayant plus d'un traitement, il vous permet de fusionner les traitements crées dans le passé:
4. Affichage du traitement amélioré
L'affichage du traitement de la fiche patient peut maintenant aussi être ouvert depuis le tooltip du calendrier en cliquant sur les infos du traitement:
Les informations affichées ont été améliorées pour supporter des traitements avec beaucoup de rendez-vous et faciliter le contrôle des informations:
Deux vues sont maintenant disponibles, une focalisée sur l'agenda et les commentaires et l'autre sur les données de facturation (ordonnances, factures existantes). Vous les trouvez avec les autres options d'affichage dans les ⋮
Vous pouvez choisir entre 3 modes pour la pagination des rendez-vous. "Actuels" vous permet de choisir combien de rendez-vous afficher et par défaut vous montre les rendez-vous proches dans le passé et le futur. "Ordonnances" et "Tous" sont explicites ;)
Le rendez-vous le plus proche de la date du jour est surligné en gris:
L'état du supplément premier traitement (facturé / non facturé, facturable / non facturable) est indiqué, y compris la raison s'il est en mode automatique:
5. Un nombre de petites améliorations a été apporté, notamment:
La copie de l'assurance de l'année précédente fonctionne quelle que soit l'année.
Les factures et les lignes des factures sont toujours dans l'ordre chronologique des rendez-vous.
L'éditeur de traitement est maintenant divisé en plusieurs sections pour plus de clarté.
Pour éviter la confusion, certaines erreurs de traitement apparaissent conditionnellement. Par exemple, les rendez-vous non couverts par une ordonnance ne génèrent pas d'erreur si le rendez-vous est plus de 7 jours dans le futur. La définition du supplément premier traitement manquante ne s'affiche que lors de la facturation, etc.
Il est possible d'ajouter sur les ordonnances le nombre de séances effectuées dans un autre cabinet. De cette manière, le nombre de séances couvertes est diminué automatiquement et vous gardez une trace de cette information:
Nouvelle dimension par prescripteur dans les statistiques "Revenus"
Lors de l'ajout d'ordonnance, les médecins des ordonnances précédentes sont sélectionnables en un clic:
6. (Physiothérapie) Ordonnances longues durées
Afin de modéliser correctement la prise en charge longue durée des patients, il est maintenant possible d'ajouter une ordonnance longue durée:
Au lieu d'afficher le nombre de séances couvertes par des ordonnances, le traitement affichera un "L":
Par défaut, une ordonnance longue durée couvre tous les rendez-vous depuis sa date d'émission et indéfiniment. Il est possible de la limiter avec un nombre de séances maximum et une date limite de validité, selon les instructions de l'assurance.
Un quota hebdomadaire peut-être renseigné, qui générera des avertissements si trop de rendez-vous sont agendés dans la même semaine.
7. (Physiothérapie) Calcul automatique du supplément premier traitement
Dans la version 1, le supplément premier traitement "automatique" était calculé pour la première séance d'un traitement. Vous étiez ensuite responsables de le définir pour les traitements longs. De plus, il était défini par ordonnance et s'appliquait toujours au premier rendez-vous de l'ordonnance concernée.
Dans la version 2, les deux modes fonctionnent comme attendu.
En mode manuel, le supplément peut (et doit) être défini individuellement pour chaque rendez-vous:
En mode automatique, le calcul prend maintenant en compte toute la logique de la convention tarifaire, en l'appliquant au premier rendez-vous du traitement, après 36 séances ainsi que lorsque 6 mois se sont écoulés depuis le rendez-vous précédent:
Le calcul automatique nécessite que tous les rendez-vous et ordonnances fassent partie du même traitement. Vous pouvez utiliser l'outil de fusion pour regrouper les traitements crées avant cette mise à jour.