Cet article concerne les cabinets dont les factures médicales partent via un connecteur MediData.
En bref
Vous indiquez vous-même, dans le connecteur, les options activées sur votre compte MediData.
Les factures partent au format XML 5.0 du Forum Datenaustausch.
En tiers payant, le patient peut recevoir une copie électronique de sa facture.
Les factures TG peuvent être remises au patient par MediData.
Chaque transmission a son historique complet: envois, réponses, renvois, annulations.
Un assistant vous guide pour corriger une facture refusée.
Vous pouvez annuler une facture auprès de l'assurance (storno), même une facture déjà payée.
Vous envoyez vos demandes de garantie (Kostengutsprache) depuis le traitement.
1. Régler vos options MediData
Les options se règlent dans le connecteur : Facturation > Configuration > Auteurs de facture, onglet Transmission (assurances), puis le crayon de la ligne du connecteur.
La section Options MediData indique à agenda.ch ce qui est activé sur votre compte MediData. Nos envois suivent ces réglages: ne cochez une option que si elle est active chez MediData, sinon MediData refuse les envois concernés. Sous chaque option, un encadré explique ce qu'il faut activer dans votre portail client MediData, avec un lien vers le guide MediData.
Envoi automatique de la facture par email: le consentement demandé au patient avant l'envoi électronique de sa copie.
Envoi de la copie électronique au patient: en tiers payant, le patient reçoit une copie de sa facture. Il faut son email, son numéro de mobile et son adresse complète. Le coût dépend de votre abonnement MediData.
Factures TG envoyées au patient via MediData: MediData remet vos factures TG au patient (voir la section 3).
Demandes de garantie: produit MediData « Garantie de prise en charge », souscrit séparément et facturé par MediData à chaque demande (voir la section 8).
Bon à savoir. Les options à cocher sont désactivées par défaut: aucune copie ni facture TG ne part via MediData sans votre accord. Un nouveau connecteur MediData affiche un bandeau « attend vos options MediData » tant que vous n'avez pas enregistré ses options.
2. Transmettre une facture
La fenêtre Transmettre la facture contrôle la facture avant l'envoi. Si un élément empêche l'envoi électronique, la raison s'affiche et le bouton Transmettre via MediData reste désactivé: corrigez ce qui est indiqué, puis rouvrez la fenêtre.
Si la copie électronique est activée et qu'il manque une coordonnée du patient, la fenêtre vous le signale et vous pouvez la saisir sur place: elle est enregistrée sur la fiche patient. Sans elle, la facture part quand même à l'assurance, mais sans copie au patient.
Quelques secondes après l'envoi, agenda.ch relève le statut auprès de MediData: une erreur de réception apparaît sans attendre.
Format XML 5.0. Vos factures partent au format 5.0. Une facture dont le patient n'a pas de numéro AVS valide, ou dont le prescripteur n'a pas de GLN, part au format 4.5. Les annulations et les rappels gardent le format de la facture d'origine. Le format utilisé est indiqué dans les détails de la transmission (Format XML).
3. Envoyer une facture TG au patient via MediData
Avec l'option Factures TG envoyées au patient via MediData, la fenêtre Transmettre d'une facture TG propose un troisième choix: Envoyer au patient via MediData.
MediData remet la facture au patient par voie électronique s'il a un email et un mobile valides. Sinon, MediData l'imprime et l'envoie par courrier si l'option Impression et envoi est activée sur votre compte; à défaut, l'envoi est rejeté.
Le choix apparaît quand l'auteur de la facture est rattaché à un connecteur MediData dont l'option est cochée.
Une fois la facture remise, le suivi affiche Parvenue au patient.
Dans le connecteur, la rubrique Factures TG permet d'envoyer automatiquement en fin de journée les factures TG sans aucun paiement, et d'envoyer automatiquement les rappels aux patients.
4. Suivre vos transmissions
La page Facturation > Assurances liste vos transmissions avec leur statut. Le filtre Statut Action nécessaire (erreur / rejeté / échec) ne montre que les factures qui demandent une action de votre part; leur nombre s'affiche en rouge à côté du menu Assurances.
L'icône (i) ouvre les détails de la transmission: statut, format XML, explication et erreurs de l'assurance, et l'historique complet de la facture, envois, renvois, annulations et remboursements compris. Vous pouvez y ajouter un commentaire interne. Chaque renvoi crée une nouvelle version; les versions précédentes restent dans l'historique.
5. Corriger une facture refusée ou en échec
Dans Assurances, cliquez sur l'icône Renvoyer ou corriger la facture (clé) de la ligne.
Lisez l'explication et les erreurs de l'assurance, en haut de la fenêtre.
Choisissez Retransmettre la facture en l'état si le problème venait de la configuration du compte ou de l'assurance, ou Corriger les problèmes sur la facture.
L'assistant de correction regroupe les corrections les plus courantes: Assurance, Prescripteur, Documents, Traitement, Dates des prestations, et Modifier la facture pour le reste. Ouvrez la rubrique concernée, corrigez, puis cliquez sur Corriger et retransmettre.
Réglage dans votre compte chez Medidata :
Cliquez sur Réglages de l'organisation.
-> Aperçu produits
-> Décompte de prestations
-> Paramètres pour l'envoi aux patients
Cliquez sur Option produit -> Portail patient et cochez Portail Premium
