Les formulaires personnalisés vous permettent de faire compléter et/ou signer des informations par votre patient en ligne, depuis un simple lien sécurisé envoyé par email ou SMS à votre patient/client. Une fois complété par ce dernier, les données saisies peuvent mettre à jour automatiquement la fiche du patient, et le document signé (s'il y a lieu) est archivé dans sa fiche.
Selon votre besoin, vous avez deux options :
Avec un document PDF : transformez un formulaire PDF en document interactif que le patient peut compléter et signer électroniquement (idéal pour les déclarations de consentement, contrats, ou toute pièce nécessitant une signature).
Sans document : créez un simple formulaire de collecte de données (Prénom, Adresse, Assurance, etc.) sans aucun PDF associé (utile pour les questionnaires de santé ou pour faire vérifier ou mettre à jour la fiche patient avant un rendez-vous.)
Vous pouvez partir d'un modèle prêt à l'emploi disponible dans la bibliothèque ou créer le vôtre (voir plus bas).
Cas d'usage typiques
🖋️ Faire signer un consentement éclairé avant le premier rendez-vous.
✅ Recueillir une signature électronique sur n'importe quel document PDF (contrat, autorisation, déclaration).
📝 Faire compléter la fiche patient à distance : adresse, numéro AVS, assurance, contact d'urgence, etc.
🔄 Mettre à jour les coordonnées d'un patient existant sans rendez-vous physique.
1. Activer le module
Rendez-vous dans Modules et activez le module Formulaire Patient en cliquant sur Activer. Une fois activé, le bouton devient Désactiver et le module est opérationnel.
2. Paramètres du module
Une fois le module activé, accédez à ses paramètres pour gérer vos modèles. Vous y trouverez :
la liste de vos modèles de formulaires existants, avec deux boutons : Créer un formulaire (modèle à partir de rien) et Ajouter depuis la bibliothèque ;
l'Historique des 100 derniers formulaires complétés, avec leur statut (Annulé, Prêt, etc.) et la possibilité de les retélécharger.
3. Ajouter un modèle depuis la bibliothèque
La bibliothèque met à disposition des modèles prêts à l'emploi par spécialité. Cliquez sur Ajouter depuis la bibliothèque, sélectionnez le modèle qui correspond à votre besoin, puis confirmez l'ajout.
Le modèle est alors copié dans vos modèles et reste totalement modifiable.
4. Configurer un modèle – informations générales
L'éditeur d'un modèle s'ouvre dans une fenêtre dédiée. La première section, Général, contient :
Nom du modèle : c'est le nom interne, visible par vous et votre équipe.
Par défaut, le formulaire devrait être revu après les modifications du patient : si cette option est cochée, le formulaire complété par le patient devra être validé par un collaborateur avant d'être finalisé. Pratique pour éviter qu'un document signé soit généré avec des informations erronées.
Par défaut, forcer l'envoi d'une copie du document généré au patient :
si non cochée, le patient pourra choisir lui-même, sur le formulaire, s'il souhaite recevoir une copie ;
si cochée, une copie est automatiquement envoyée au patient une fois le document généré.
5. Méthode de transmission
Cette section définit comment le lien sécurisé du formulaire est transmis au patient par défaut. Vous pouvez choisir entre Email et SMS.
Pour chaque langue (FR, DE, EN), vous personnalisez :
objet de l'email ;
contenu du message, qui contient la variable {{url}} pointant vers le formulaire à compléter.
La langue choisie pour chaque patient à l'envoi détermine quel modèle est utilisé.
6. Configuration des champs
La section Configurer les champs liste tous les champs du formulaire. Vous pouvez :
les réorganiser par glisser-déposer (icône à gauche) ;
les déplier un par un pour les configurer en détail ;
repérer en un coup d'œil les champs obligatoires (marqués d'un astérisque rouge) et ceux qui n'ont pas de valeur par défaut.
7. Détails d'un champ
En dépliant un champ, vous accédez à sa configuration complète :
Label du champ par langue (FR, DE, EN) : c'est le libellé affiché au patient sur le formulaire.
Valeur par défaut : peut être tirée de la fiche patient, du rendez-vous lié, de la date du jour, etc. En cliquant sur l'icône stylo à côté, vous pouvez créer un placeholder cumulé combinant plusieurs sources (ex. Nom + Prénom dans un même champ).
La saisie est obligatoire : si coché, le patient ne pourra pas soumettre le formulaire sans avoir rempli ce champ.
Peut être rempli par :
Le patient et nous : le champ est affiché au patient sur son formulaire ;
Nous : le champ est rempli uniquement par votre équipe et n'est pas montré au patient.
Ajouter une description : la description sera affichée à votre équipe juste avant l'envoi du formulaire (utile pour rappeler une consigne interne, sans que le patient ne la voie).
8. Mise à jour de la fiche patient
C'est là que la magie opère : ce que le patient saisit peut automatiquement mettre à jour sa fiche.
Activez le toggle Mise à jour des données dans la fiche Patient, puis renseignez :
Champ de destination : le champ de la fiche patient à mettre à jour (Prénom, Nom, Adresse, etc.).
Stratégie de mise à jour :
Remplacer : remplace toujours la valeur existante par la nouvelle ;
Ajouter si vide : ne met à jour que si le champ de la fiche patient est actuellement vide (utile pour ne pas écraser des données déjà validées).
9. Envoyer un formulaire à un patient
Depuis la fiche d'un patient, cliquez sur les trois points en haut à droite, puis sélectionnez Formulaire de données patient.
Si vous avez plusieurs modèles configurés, choisissez celui à utiliser dans la liste qui apparaît.
10. Données préremplies
Une fenêtre s'ouvre avec toutes les données du patient déjà préremplies à partir de sa fiche, du rendez-vous lié et des valeurs par défaut configurées. Vous pouvez :
vérifier et corriger les informations avant l'envoi ;
cocher / décocher le caractère obligatoire de chaque champ ;
soit Demander au patient de compléter (si certains champs requis sont vides), soit Générer le document directement (le bouton est grisé tant que des champs requis ne sont pas remplis).
11. Envoyer le lien au patient
Si vous choisissez Demander au patient de compléter, une seconde fenêtre vous permet de confirmer l'email ou le numéro de mobile sur lequel envoyer le lien. La méthode utilisée correspond à celle configurée par défaut sur le modèle (voir §5).
Le patient reçoit un message contenant un lien sécurisé vers le formulaire.
12. Suivre les formulaires en attente
Tant que des formulaires sont en attente de complétion ou de validation pour ce patient, un bandeau d'information s'affiche en haut de la fiche patient.
Cliquez dessus pour ouvrir la liste des formulaires personnalisés actifs. Vous y voyez le modèle, le patient, le statut (Saisie requise, Prêt…) et la date de modification, avec des actions rapides pour relancer ou annuler.
13. Côté patient – remplir le formulaire
Le patient ouvre le lien et accède à un espace dédié à votre cabinet. Le formulaire est organisé en deux parties :
Champs requis (en haut) : marqués d'un astérisque rouge, obligatoires pour soumettre le formulaire ;
Champs optionnels (en bas) : sous la section Champs optionnels, le patient les remplit s'il le souhaite.
14. Champs préremplis modifiables
Les champs déjà préremplis avec les données de la fiche patient sont regroupés dans une section dépliable Champs préremplis (n). Le patient peut vérifier ces informations et les corriger si elles sont incorrectes ou obsolètes.
C'est là tout l'intérêt du module : les corrections du patient peuvent ensuite remonter automatiquement dans sa fiche (selon la stratégie configurée à l'étape §8).
15. Prévisualisation du document
Une fois tous les champs remplis, le patient voit une prévisualisation du document final. Il peut soit :
cliquer sur Modifier pour revenir en arrière et corriger ;
cliquer sur Signer le document pour passer à l'étape de signature.
Cette étape n'apparaît que pour les formulaires liés à un document PDF.
16. Signature
Le patient appose sa signature directement à la souris ou au doigt sur l'écran. Il peut effacer et recommencer autant que nécessaire.
La case Je souhaite recevoir une copie du PDF par email lui permet de demander une copie du document signé. Cette case est :
visible et modifiable si l'option forcer l'envoi du modèle n'est pas cochée ;
automatiquement cochée et envoyée si elle l'est (voir §4).
Une fois prêt, il clique sur Soumettre le formulaire.
17. Document prêt à télécharger
De votre côté, le formulaire passe au statut Prêt dans la liste des formulaires actifs. Vous pouvez :
consulter le document final ;
le télécharger via l'icône de nuage à droite.
18. Document dans la fiche patient
Le document signé est automatiquement archivé dans la section Documents de la fiche du patient. Il est identifié par un tag bleu Document personnalisé pour le distinguer des autres pièces jointes.
19. Créer un modèle sans la bibliothèque
Si la bibliothèque ne contient pas le modèle qui correspond à votre besoin, cliquez sur Créer un formulaire depuis la page des paramètres du module. Une fenêtre vous propose deux types de modèles :
Formulaire avec document PDF : vous téléversez votre propre PDF (avec champs détectés automatiquement) et obtenez un document signé identique à votre formulaire papier ;
Formulaire de données : pour collecter des informations sans document associé (voir §21).
💡 Astuce : transformer un PDF classique en formulaire PDF
Pour pouvoir détecter automatiquement les champs lors de l'upload, votre document doit être un PDF avec champs de formulaire interactifs (cases à cocher, zones de texte, etc.). Si vous n'avez qu'un PDF classique (scan ou document généré sans champs), vous pouvez facilement le convertir.
Plusieurs outils gratuits en ligne permettent d'ajouter des champs interactifs à un PDF existant. Par exemple, Sejda PDF Forms (https://www.sejda.com/pdf-forms) vous permet de :
uploader votre PDF existant ;
ajouter manuellement des champs (texte, case à cocher, signature, date…) en les positionnant directement sur le document ;
nommer chaque champ (ce nom sera utilisé pour le mapping dans agenda.ch) ;
télécharger le PDF transformé avec ses champs interactifs.
Une fois votre PDF enrichi de champs, importez-le dans agenda.ch via Créer un formulaire → Formulaire avec document PDF : les champs détectés apparaîtront automatiquement dans la section Configurer les champs (étape §6) et pourront être configurés (label, valeur par défaut, mapping vers la fiche patient, etc.).
21. Créer un formulaire sans document
Le Formulaire de données est la solution la plus rapide quand vous voulez simplement collecter ou faire vérifier des informations par le patient sans générer de PDF (par exemple : mise à jour de l'adresse, du numéro AVS, de l'assurance, etc.).
Vous nommez le modèle, puis vous sélectionnez et ordonnez les champs à inclure parmi la liste proposée (Prénom, Nom, Adresse, Numéro AVS, Assurance maladie, etc.). Chaque champ est préconfiguré avec un label, un type et un mapping vers la fiche patient.
Une fois enregistré, ce modèle s'utilise exactement comme un modèle avec PDF, à la différence que le patient ne voit ni prévisualisation, ni signature : il valide simplement ses données, et celles-ci remontent dans sa fiche selon les stratégies configurées.
Pour aller plus loin
Pensez à activer Par défaut, le formulaire devrait être revu après les modifications du patient sur les modèles sensibles (consentement, anamnèse) pour garder un contrôle final.
Utilisez la stratégie Ajouter si vide pour les champs critiques de la fiche patient afin de ne jamais écraser des données déjà validées par votre équipe.
L'option Peut être rempli par : Nous est idéale pour des champs administratifs internes (ex. numéro de dossier) que vous renseignez avant l'envoi.