En définissant des ressources, vous pouvez gérer, de manière précise, une limitation du nombre de rendez-vous simultanés, en plus des agendas.

Cette fonctionnalité permet par exemple, lorsque vous êtes plusieurs collaborateurs à partager un nombre restreint de salles; de garder un contrôle détaillé sur une l'occupation d'une salle.

Lors de la prise de rendez-vous en ligne, cette fonctionnalité permet également de n'afficher que des créneau qui ont une ressource sous-jacent disponible, et d'assigner de manière automatique le rendez-vous pris en ligne à une ressource disponible.

Mise en place

A) Paramètre de base

Spécifiez quel type de ressources vous souhaitez gérer, telle que des salles, machines, outils, véhicules ou tables.

Paramètres > Configuration de base (1) > "Mes ressources sont des" (2) :


B) Définition des resources

Sous Paramètres > ressources (1) > définissez vos ressources.


Une ressource doit avoir un nom (2) et elle doit être liée à une prestation (3).

L'option "activer sur Internet" permet d'intégrer cette ressource à la prise de rendez-vous en ligne. (voir plus bas sous "prise de rendez-vous en ligne".

Une fois que vous avez défini toutes vos ressources, vous pouvez déterminer l'ordre (en les tirant vers le haut et vers bas) ainsi que les mettre en groupes.


C) Disponibilités des ressources


Allez sous Paramètres > Disponibilités (1) > Ressources (2) >

Vous pouvez sélectionner chaque ressource (3) et définir éventuellement les restrictions de disponibilités.

En spécifiant des restreintes de disponibilités, vous pouvez restreindre la disponibilité des agendas, et montrer des zones blanches dans la vue "ressources" dans le calendrier.

Si aucune restriction de disponibilité n'est définie pour la ressource, la disponibilité de l'agenda est utilisée.

D) Paramétrage du comportement du calendrier

Sous Paramètres > Configuration de base > vous pouvez définir le comportement de la gestion des ressources dans le calendrier.

Par exemple, vous pouvez définir ce qu'il se passe lorsque deux rendez-vous soient simultanément inscrits pour une même ressource.

E) Affichage de calendrier


Lorsque vous créez des ressources, un petit "R" paraît en haut à droite.

Si vous cliquez dessus, la sélection bascule entre un affichage "agenda" et un affichage "ressources".

Dans cette dernière, vous voyez les ressources dans les titres de la colonne du calendrier.

(couleur des rendez-vous, plages disponibles)

F) Saisie d'un rendez-vous

Vous pouvez comme d'habitude cliquer sur une plage; soi dans le calendrier normal, dans le calendrier agenda, ou dans le calendrier ressources.

Dans tous ces cas, l'agenda et ou ressource cliqué sera pré-sélectionné.


Lorsque vous choisissez une combinaison d'agenda et de prestation, les ressources liées sont affichées, et pour vous simplifier la vie, un indicateur indique si la ressource est disponible.

G) Prise de rendez-vous en ligne

Checklist : Avez vous:

  • assigné des ressources à des prestations et agendas qui sont disponibles en ligne (voir ci-dessus)?
  • ouvert ces ressources, (et prestations et agendas) sur internet?
  • défini des restrictions d'horaires pour les ressources? (voir ci-dessus)

Si c'est le cas, lors de la prise de rendez-vous en ligne, les créneaux proposés vont tenir compte des disponibilités de ressources.


Ainsi, lors de la prise de rendez-vous en ligne :

  • la disponibilité de la ressource, liée à la prestation, est également vérifiée. Si cette ressource est également disponible (= elle n'est pas occupé ou sa disponibilité n'est pas restreinte), le créneau est proposé.
  • après confirmation, le rendez-vous pris en ligne est automatiquement attribué à la première ressource disponible, dans l'ordre de la priorité défini par l'ordre d'affichage des ressources.

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