En définissant des ressources, vous pouvez gérer, de manière précise, une limitation du nombre de rendez-vous simultanés, en plus des agendas.

Cette fonctionnalité est utile par exemple, lorsque vous êtes plusieurs collaborateurs à partager un nombre restreint de salles; et vous avez besoin à tout moment de garder un contrôle sur qui utilise quelle ressource.

Cette fonctionnalité permet également d'assigner de manière automatique un rendez-vous pris en ligne à une ressource disponible.

Mise en place


A) Paramètre de base

Vous pouvez spécifiez quel type de ressources vous souhaitez gérer, telle que des salles, machines, outils, véhicules ou tables.

Paramètres > Configuration de base (1) > "Mes ressources sont des" (2) :


B) Définition des resources

Sous Paramètres > ressources (1) > vous pouvez définir vos ressources.


Une ressource doit avoir un nom (2) et elle peut être liée à une prestation (3).
Sauvegardez.

Une fois que vous avez défini toutes vos ressources, vous pouvez déterminer l'ordre (en les tirant vers le haut et vers bas) ainsi que les mettre en groupes.


C) Disponibilités des ressources


Allez sous Paramètres > Disponibilités (1) > Ressources (2) >

Vous pouvez sélectionner chaque ressource (3) et définir ses disponibilités.

(disponibilités pas définis)

D) Paramétrage du comportement du calendrier

Sous Paramètres > Configuration de base > vous pouvez définir le comportement de la gestion des ressources dans le calendrier.

Par exemple, vous pouvez définir ce qu'il se passe lorsque deux rendez-vous soient simultanément inscrits pour une même ressource.

E) Affichage de calendrier


Lorsque vous créez des ressources, un petit "R" parraît en haut à droite.
Si vous cliquez dessus, la sélection bascule entre un affichage "agenda" et un affichage "ressources".

Dans cette dernière, vous voyez les ressources dans les titres de la colonne du calendrier.

(couleur des rendez-vous, plages disponibles)

F) Saisie d'un rendez-vous

Vous pouvez comme d'habitude cliquer sur une plage; soi dans le calendrier normal, dans le calendrier agenda, ou dans le calendrier ressources.

Dans tous ces cas, l'agenda et ou ressource cliqué sera pré-sélectionné.


Lorsque vous choisissez une combinaison d'agenda et de prestation, les ressources liées sont affichées, et pour vous simplifier la vie, un indicateur indique si la ressource est disponible.

G) Prise de rendez-vous en ligne

Checklist : Avez vous:

  • assigné des ressources à des prestations et agendas qui sont disponibles en ligne (voir ci-dessus)?
  • ouvert ces ressources, prestations et agendas sur internet?
  • défini des horaires pour les ressources? (voir ci-dessus)

Si c'est le cas, lors de la prise de rendez-vous en ligne, les créneaux proposés vont tenir compte de disponibilités de ressources.

En effet, pour chaque créneaux disponible, le widget d'agenda.ch va vérifier si une ressource est disponible. Si ce n'est pas le cas; le créneau ne sera pas proposé.

Lors de la finalisation de la réservation, le rendez-vous est automatiquement assigné à la première ressource disponible.

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